Funciones clave que debe buscar en el software colaborativo
El software colaborativo debería ayudar a los equipos a compartir fácilmente archivos, documentos y comunicarse de manera eficiente entre sí, independientemente de su ubicación física. Los usuarios deben trabajar en colaboración en proyectos en tiempo real. Por ejemplo, un buen software colaborativo debería crear un entorno de trabajo conveniente para que los usuarios realicen ediciones paralelas, compartan conocimientos y logren sus objetivos dentro de los plazos establecidos.
El primer paso que doy es buscar un proyecto de código abierto gratuito que admita BYOD (Traiga su propio dispositivo) y permita a los equipos trabajar de forma remota antes de que yo vea las funciones del paquete de software que busco usar. Las siguientes funciones son las mínimas en cualquier aplicación de software colaborativo que desee utilizar para satisfacer las necesidades de su organización.
- Función de gestión de proyectos para gestionar las tareas desde el inicio hasta su finalización.
- Funcionalidad de notificación y mensajería instantánea para entregar mensajes rápidamente en los cronogramas del proyecto y compartir ideas.
- Gestión de documentos para sincronizar documentos y permitir ediciones paralelas en tiempo real.
- Crear y compartir contenido digital como informes, infografías, blogs de forma interna o con equipos externos.
- Funcionalidad de calendario para programar reuniones, eventos, enviar notificaciones y administrar recordatorios
- Panel interactivo centralizado para mostrar información y actualizaciones sobre tareas, flujo de trabajo, hitos del proyecto, decisiones y miembros del equipo.
- Repositorio de almacenamiento centralizado para documentos, imágenes, audio, videos y muchos más tipos de archivos
- Es preferible una plataforma segura con cifrado y capacidades de autenticación avanzadas para mantener la privacidad de los datos.
- Otras características deseables incluyen videoconferencias, pizarras y funciones de búsqueda.
Nuestra lista cuidadosamente seleccionada del mejor software de colaboración de código abierto
Kolab
Kolab es un software de colaboración de código abierto y gratuito con herramientas avanzadas de programación, uso compartido y administración de recursos que permiten a los equipos trabajar de manera eficiente. Es una herramienta de colaboración segura y altamente escalable que le permite administrar tareas, enviar correos electrónicos, sincronizar calendarios, enviar y recibir notas, etiquetar y mucho más. También puede configurarlo para que funcione en varios dispositivos. La suite Kolab consta de varios componentes como KDE PIM-Suite Kontact, Mozilla Thunderbird y Mozilla Lightning con la extensión SyncKolab, Roundcube y Microsoft Outlook con los complementos Kolab-Connector.
Principales características
- Permite a los equipos globales compartir y guardar varios formatos de archivo.
- Cuenta con capacidades avanzadas de administración de contactos para recopilar, organizar y compartir información de contacto.
- Cuenta con un calendario avanzado para administrar y programar tareas y reuniones.
- Su repositorio centralizado permite a los equipos intercambiar ideas y compartir ideas de manera eficiente.
- Incluye funciones de seguridad avanzadas para almacenar sus datos.
- Permite a los equipos administrar, enviar y recibir correos electrónicos de manera rápida y eficiente.
- Es compatible con la localización. Puede traducir Kolab a su idioma favorito.
Oficina grupal
Group-Office es un software de colaboración gratuito y de código abierto con funciones avanzadas para compartir proyectos, calendarios, archivos y correos electrónicos. Es una aplicación totalmente personalizable con funciones versátiles, y su facilidad de uso es una buena opción para que los equipos colaboren y trabajen juntos de manera eficiente. Además, el software presenta una versión comunitaria básica gratuita y opciones para módulos avanzados de pago para mejorar su funcionalidad.
Principales características
- Cuenta con una aplicación de correo electrónico avanzada para enviar, recibir y administrar correos electrónicos con facilidad.
- Cuenta con una aplicación de calendario avanzada para crear y compartir eventos y reuniones del calendario.
- Admite la creación, búsqueda, uso compartido y edición de archivos y documentos.
- La aplicación incluye una libreta de direcciones avanzada para crear, guardar y administrar contactos.
- Es compatible con el seguimiento del tiempo de cada proyecto.
- Incluye funciones avanzadas para monitorear y administrar tareas.
- Puede comunicarse eficazmente con su equipo mediante la creación, envío y programación de boletines.
- Puede sincronizar datos con dispositivos móviles para aumentar la productividad del equipo.
Proyecto abierto
OpenProject es un software de gestión de proyectos de código abierto que permite a las organizaciones colaborar en proyectos desde el inicio hasta su finalización. Los equipos pueden utilizar sus funciones avanzadas para planificar, comunicar y documentar varios proyectos. Sus características de flujo de trabajo permiten a los equipos compartir cronogramas, diseñar y visualizar colectivamente los planes del proyecto de forma transparente durante toda la duración del proyecto.
Openproject facilita la administración y organización de tareas para completar hitos críticos y lograr la productividad deseada dentro de su equipo. La edición comunitaria es gratuita y asequible para nuevas empresas y pequeñas empresas.
Principales características
- Cuenta con el módulo Mi página, un panel de control del proyecto para programar tareas y planificar de manera eficiente los hitos del proyecto.
- Permite a los equipos planificar, visualizar y comunicar las hojas de ruta del proyecto de principio a fin a través de diagramas de Gantt, paquetes de trabajo y definir sus relaciones jerárquicas.
- Permite a los equipos realizar un seguimiento de sus tareas y mantener la productividad.
- Es compatible con el seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea a través de notificaciones de actividades suscritas.
- Admite metodologías ágiles como scrum para equipos de desarrollo a través de tableros ágiles, tableros de estado y tableros de equipo.
- Permite a los equipos de ingeniería realizar un seguimiento, documentar y resolver errores de forma colaborativa.
- Puede generar informes para proporcionar información sobre el rendimiento del proyecto y los recursos y costos asignados.
- Es compatible con la creación y gestión de wikis de proyectos para ayudar a los equipos a acceder al conocimiento sobre la marcha.
- Es altamente personalizable a través de formularios de paquetes, temas, campos personalizados y flujos de trabajo.
OpenPass
OpenPass es una suite de colaboración de código abierto que ayuda a los equipos a mantenerse conectados y trabajar en proyectos con facilidad. Cuenta con intercambio seguro de archivos, programación y administración de calendarios, videoconferencias y muchas más instalaciones que permiten una colaboración en equipo eficiente. Puede alojarlo en su servidor para administrar el flujo de trabajo y la seguridad de sus datos. Es una de las mejores alternativas de código abierto a Google Suite y Microsoft 365.
Principales características
- Admite cifrado de extremo a extremo para proteger sus archivos.
- Cuenta con una única plataforma para discutir, compartir, crear y administrar tareas.
- Cuenta con un cliente de correo electrónico inteligente basado en IA (AI Mail) capacitado para comprender el contexto de sus correos electrónicos y comunicarse con facilidad.
- Admite la transferencia segura de intercambio de archivos con miembros del equipo o externamente, controla los derechos de acceso a los archivos y recibe notificaciones de descarga.
- Incluye un conjunto completo de aplicaciones de oficina para guardar, compartir y administrar diferentes formatos de documentos.
- La aplicación viene con capacidades de calendario avanzadas para crear y programar reuniones de manera efectiva.
- Es compatible con videoconferencias.
Cyn.in
Cyn.in es un software colaborativo gratuito y de código abierto que ayuda a los equipos a comunicarse, intercambiar ideas y compartir ideas de proyectos con relativa facilidad. Cuenta con capacidades de seguridad avanzadas con herramientas de colaboración como repositorios para compartir archivos, foros de discusión, wikis, blogs y muchas más herramientas de comunicación en una plataforma empresarial segura. El software es ideal para empresas, organizaciones y equipos de cualquier tamaño.
Principales características
- Incluye repositorios de archivos que le permiten crear y compartir documentos.
- Cuenta con una aplicación de calendario avanzada para crear, compartir y administrar eventos de calendarios.
- Admite la publicación de imágenes, audio y video para compartir ideas e información de proyectos.
- La aplicación cuenta con paneles de discusión y un panel para una representación visual de los datos.
- Admite la asignación de flujos de trabajo personalizados y puede ver fácilmente las actividades de cada miembro del equipo.
- Cuenta con capacidades de seguridad avanzadas basadas en roles.
- Cuenta con una interfaz altamente personalizable para adaptarse a las necesidades de su usuario y equipo.
- Es compatible con la búsqueda inteligente y el filtrado de datos.
Colaborativo
Collabtive es un software de gestión de proyectos de código abierto basado en la web desarrollado con PHP y Javascript. La aplicación le permite administrar proyectos, realizar un seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos, administrar archivos, delegar tareas y muchas más funciones para que los equipos colaboren y trabajen juntos de manera eficiente.
Principales características
- Puede administrar de manera eficiente un número ilimitado de tareas, proyectos e hitos.
- Le permite crear un número ilimitado de usuarios con administración de permisos basada en roles.
- Admite el seguimiento del tiempo que los usuarios dedican a cada proyecto desde su creación hasta su finalización.
- Admite la sincronización de calendarios mediante la exportación de tareas de iCal.
- Cuenta con una aplicación de mensajería instantánea y notificaciones por correo electrónico para una comunicación eficaz del equipo.
- Incluye una potente función de funciones de búsqueda para administrar archivos y documentos.
- Puede crear informes como registros de actividad en formato PDF.
Tormenta de arena
Sandstorm es una suite de software de código abierto de aplicaciones empaquetadas. Es accesible desde una sencilla interfaz web y se gestiona desde una consola central. El proyecto es de código abierto y puede alojarlo en sus instalaciones o utilizar el servicio Sandstorm Oasis por una tarifa por usuario. Sandstorm cuenta con un mercado que simplifica la instalación de todas las aplicaciones disponibles. También puede desarrollar y empaquetar sus aplicaciones y cargarlas siguiendo las pautas simples de empaquetado de aplicaciones de su documentación oficial.
Principales características
- Incluye varias aplicaciones para productividad, toma de notas, seguimiento de tareas, chat, finanzas y muchas más.
- Permite a los usuarios instalar y utilizar aplicaciones colaborativas compatibles de forma rápida y segura.
- Cuenta con la creación de granos que son instancias en contenedores de datos de aplicaciones para compartir con otros usuarios de Sandstorm. Los granos son privados de forma predeterminada, lo que los hace seguros.
- Los usuarios pueden administrar y elegir qué compartir entre otros miembros del equipo con relativa facilidad.
- Cuenta con capacidades de autenticación avanzadas de varias fuentes de terceros y una autenticación basada en correo electrónico “sin contraseña”.
- Cuenta con una aplicación de chat avanzada y segura para sincronizar con los miembros del equipo usando Rocket.Chat.
- Incluye Davros, una aplicación de almacenamiento de archivos para administrar y compartir archivos entre los miembros del equipo.
- Incluye la aplicación Etherpad para crear, editar y colaborar en varios tipos de documentos.
- Puede administrar fácilmente el control de acceso de sus documentos para cumplir con los requisitos normativos y de privacidad de datos.
- Sandstorm es ideal para desarrolladores. Los desarrolladores pueden enviar código como un paquete de aplicación Sandstorm para que lo utilicen otras personas.
CryptPad
CryptPad es un editor de documentos y una aplicación para tomar notas segura y que se puede compartir que permite la edición colaborativa. CryptPad es un proyecto de código abierto creado como una aplicación NodeJS. Puede ejecutarlo en su escritorio o servidor y acceder a él con cualquier navegador web. Admite texto enriquecido, encuestas, pizarras, Markdown, kanban y presentaciones.
Principales características
- Admite diferentes tipos de documentos con todas las funciones.
- Cuenta con un editor de texto enriquecido que le permite exportar archivos a HTML.
- Admite el uso compartido avanzado de documentos a través de una URL que se puede compartir desde la opción “compartir”. Puede compartir documentos en modo de visualización o edición con una contraseña y enlaces que caducan.
- Admite la incrustación de documentos en etiquetas iFrame en otros sitios web.
- Cuenta con un chat incorporado que permite a los editores comunicarse de manera eficiente entre sí. Además, los miembros del equipo con acceso a la vista también pueden ver los chats, pero no pueden comentar.
- Todos los archivos y documentos se almacenan cifrados con la contraseña de un usuario, lo que significa que incluso los administradores del servidor no pueden leer sus documentos.
- La instalación en un servidor local es sencilla. También puede ejecutar CryptPad en Docker, y
hay un rol de Ansible mantenido por la comunidad para facilitar la implementación. - CryptPad también cuenta con una versión alojada compatible con la comunidad para usuarios que no quieren ejecutar su servidor.